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Hier erfährst du das Wichtigste in Kürze zum Thema Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG:
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Die Gefährdungsbeurteilung ist gesetzlich vorgeschrieben
Als Arbeitgeber:in bist du nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes verpflichtet, alle relevanten Gefährdungen im Unternehmen systematisch zu beurteilen – unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße. Ziel ist es, Risiken zu erkennen und geeignete Schutzmaßnahmen abzuleiten.
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Psychische Belastungen und Homeoffice sind verpflichtend zu bewerten
Ob Zeitdruck, Konflikte oder unklare Rollenverteilungen – psychische Belastungen gehören in jede Gefährdungsbeurteilung. Auch regelmäßige Arbeit im Homeoffice gilt rechtlich als Telearbeit und muss beurteilt werden – inklusive Arbeitsplatz, Lichtverhältnissen und Ausstattung.
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Du trägst die Verantwortung – nicht deine Fachkraft
Du kannst Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte einbinden, aber die Verantwortung bleibt bei dir als Geschäftsführung. Beratung ist sinnvoll, aber keine Pflicht zur Umsetzung. Die Beurteilung muss dokumentiert, aktuell und bei Bedarf überprüft werden.
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Unsere Plattform vereinfacht den Prozess
Von der Planung über die Risikobewertung bis zur Maßnahmenumsetzung: Unsere Plattform begleitet dich durch jeden Schritt – mit automatisierten Vorschlägen, digitalen Aufgaben und anlassbezogener Betreuung durch Fachkräfte.
Was ist eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG?
Du führst ein Unternehmen, triffst täglich Entscheidungen und bist für deine Mitarbeitenden verantwortlich. Inmitten von Termindruck, Wachstum und Optimierung rückt das Thema Arbeitsschutz oft in den Hintergrund – bis es zu spät ist. Genau hier setzt die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG an: Sie hilft dir, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden, bevor sie zu echten Problemen werden.
Die Gefährdungsbeurteilung ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein strategisches Werkzeug. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und bildet das Fundament deines betrieblichen Arbeitsschutzes. Ziel ist es, alle potenziellen Gefährdungen am Arbeitsplatz systematisch zu erfassen und geeignete Maßnahmen abzuleiten. Das können klassische Gefahren wie Lärm, Stolperstellen oder Maschinen sein – aber auch psychische Belastungen, ergonomische Defizite oder unklare Arbeitsabläufe.
Der Gesetzgeber verpflichtet dich über § 5 des Arbeitsschutzgesetzes dazu, regelmäßig zu prüfen, ob und wo Risiken bestehen – unabhängig von der Größe deines Unternehmens. Eine einmalige Einschätzung reicht nicht: Die Gefährdungsbeurteilung ist ein dynamischer Prozess, der sich an Veränderungen im Betrieb anpassen muss, z. B. bei Umstrukturierungen, neuen Arbeitsmitteln oder Personalwechseln.
Viele Geschäftsführer:innen unterschätzen den Hebel, den eine saubere Gefährdungsbeurteilung für Effizienz, Mitarbeiterbindung und sogar wirtschaftliche Stabilität bietet. Denn wer Gefährdungen erkennt und beseitigt, sorgt nicht nur für Sicherheit – sondern schafft Vertrauen und Handlungssicherheit im Team.
Warum ist die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG gesetzlich verpflichtend?
Die Verantwortung für Sicherheit und Gesundheit im Betrieb liegt nicht irgendwo – sie liegt bei dir. Deshalb verlangt der Gesetzgeber von dir als Arbeitgeber:in, Gefährdungen nicht dem Zufall zu überlassen. § 5 des Arbeitsschutzgesetzes macht klar: Du bist verpflichtet, alle relevanten Risiken im Unternehmen systematisch zu beurteilen – bevor es zu Arbeitsunfällen oder Erkrankungen kommt.
Diese gesetzliche Pflicht ist kein Selbstzweck. Sie schützt dich, deine Mitarbeitenden und letztlich auch dein Unternehmen. Ohne eine Gefährdungsbeurteilung fehlen die Grundlage und Orientierung, um sinnvolle Arbeitsschutzmaßnahmen überhaupt erst zu planen. Der Gesetzgeber will damit vorbeugen – nicht erst eingreifen, wenn der Schaden schon eingetreten ist. Und: Wer gegen diese Pflicht verstößt, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern im Ernstfall auch strafrechtliche Konsequenzen.
Für dich als Geschäftsführung bedeutet das: Du brauchst eine belastbare Dokumentation, die zeigt, dass du deiner Verantwortung nachkommst. Besonders bei Kontrollen durch die Berufsgenossenschaft oder das Gewerbeaufsichtsamt ist diese Dokumentation der zentrale Nachweis deiner Rechtssicherheit. Und genau deshalb lohnt es sich, die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG nicht nur als Pflicht, sondern als Werkzeug zu begreifen – für Klarheit, Struktur und Schutz im betrieblichen Alltag.
Wie funktioniert die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG?
Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist kein starres Bürokratiemonster, sondern ein praxisnahes Werkzeug. Ihr Ziel: Dir als Geschäftsführung eine klare Struktur zu geben, um Gefahren frühzeitig zu erkennen, gezielt zu minimieren – und so Sicherheit, Effizienz und Rechtssicherheit zu stärken. Besonders im Büroalltag lauern viele Risiken, die erst auf den zweiten Blick sichtbar werden.
Damit du den Überblick behältst, folgt die Gefährdungsbeurteilung sieben logischen Schritten. Hier erfährst du, wie du sie konkret umsetzt – vom ersten Blick auf potenzielle Gefahren bis zur regelmäßigen Aktualisierung.
Vorbereitung und Planung
Bevor du loslegst, brauchst du ein solides Fundament: Welche Arbeitsbereiche oder Tätigkeiten sollen beurteilt werden – das Großraumbüro, das Lager, der Empfang? Wer übernimmt welche Aufgabe? Welche Prozesse sind besonders sicherheitsrelevant?
Keine Sorge: Das ist kein Hexenwerk. Unsere digitale Plattform führt dich Schritt für Schritt durch die Planung deiner Gefährdungsbeurteilung – intuitiv, rechtssicher und zeitsparend. Und wenn du einmal nicht weiterweißt, hol dir gezielt Unterstützung. Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Betriebsarzt kann dich punktuell beraten – am besten anlassbezogen über uns.
Denn genau dafür ist die anlassbezogene Betreuung da.
Ermittlung der Gefährdungen – besonders im Büro
Nun folgt der entscheidende Blick auf den Arbeitsalltag deiner Mitarbeitenden: Wo entstehen Risiken – auch wenn sie nicht sofort ins Auge fallen? Gerade Büroumgebungen vermitteln trügerische Sicherheit. Doch die Gefährdungen sind da – sie sind nur besser getarnt.
Typische Gefährdungen im Büro sind zum Beispiel:
- Stolperfallen & blockierte Fluchtwege: Ein Ladekabel unter dem Schreibtisch, eine Getränkekiste hinter der Tür oder ein Multifunktionsdrucker mitten im Flur: Solche kleinen Hindernisse können im Ernstfall den Unterschied machen – vor allem, wenn Fluchtwege verstellt sind und Sekunden zählen.
- Elektrische Gefährdungen: Wackelkontakte in Mehrfachsteckdosen, überlastete Verteilerleisten oder defekte Netzteile unter dem Schreibtisch sind keine Seltenheit. Sie gehören zu den häufigsten Brandursachen in Büros – und sind durch regelmäßige Sichtkontrollen leicht zu vermeiden.
- Psychische Belastungen: Ständiger Zeitdruck, E-Mails spät am Abend, Zoom-Meetings ohne Pause: Die Unsichtbarkeit dieser Belastungen macht sie besonders tückisch. Oft bleibt Stress lange unbemerkt – bis er krank macht.
- Ergonomische Risiken: Ein falsch eingestellter Bürostuhl, zu niedriger Monitor, blendendes Fensterlicht – die Summe scheinbarer Kleinigkeiten führt zu Verspannungen, Haltungsschäden und langfristigen Ausfällen. Dabei lassen sich viele Probleme durch einfache ergonomische Grundregeln vermeiden.
- Organisatorische Unsicherheit: Wenn Zuständigkeiten nicht klar geregelt sind oder Mitarbeitende nicht wissen, wie sie sich im Notfall verhalten sollen, entstehen unnötige Risiken. Hier hilft eine klare Struktur mit kurzen Wegen und gezielten Unterweisungen.
Beurteilung der Gefährdungen
Im dritten Schritt geht es darum, die identifizierten Gefährdungen zu bewerten. Du fragst dich: Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Schaden eintritt – und wie schwer wäre die Folge? Häufig werden hier Risikomatrix-Systeme verwendet, bei denen du die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schwere möglicher Auswirkungen kombinierst.
Das Ergebnis zeigt dir klar, wo du zuerst handeln musst – und welche Gefahren du im Blick behalten solltest.
Festlegen von Schutzmaßnahmen – das STOP-Prinzip
Für jede Gefährdung entwickelst du passende Schutzmaßnahmen. Dabei gilt das sogenannte STOP-Prinzip – ein bewährtes Vorgehen im Arbeitsschutz:
- S – Substitution: Gefahr beseitigen oder durch etwas Ungefährlicheres ersetzen (z. B. schadstofffreie Reinigungsmittel)
- T – Technische Maßnahmen: z. B. Kabelkanäle gegen Stolperfallen oder höhenverstellbare Schreibtische
- O – Organisatorische Maßnahmen: z. B. klare Pausenregelungen, feste Abläufe für das Aufräumen von Fluren
- P – Persönliche Schutzausrüstung: z. B. Bildschirmarbeitsplatzbrillen oder Noise-Cancelling-Kopfhörer in Großraumbüros
Die Maßnahmen sollten immer in dieser Reihenfolge geprüft werden: Erst die Ursache beseitigen – dann schützen.
Umsetzung der Maßnahmen
Maßnahmen aufschreiben ist gut – umsetzen ist besser. Achte darauf, dass Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet sind und Fristen realistisch gesetzt werden. Schulungen, Informationsveranstaltungen und kurze Sicherheitseinweisungen helfen, die Maßnahmen ins Bewusstsein zu bringen und nachhaltig im Alltag zu verankern.
Auch externe Dienstleister – etwa IT-Sicherheitsfirmen, Ergonomieberater oder Sicherheitsingenieure – können dabei unterstützen.
Dokumentation: Dein rechtlicher Schutzschild
Die gesamte Gefährdungsbeurteilung muss dokumentiert werden – übersichtlich, nachvollziehbar und aktuell. Denn sie ist dein Nachweis bei Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft oder das Gewerbeaufsichtsamt.
Die Dokumentation sollte enthalten:
- die beurteilten Tätigkeiten oder Arbeitsplätze
- identifizierte Gefährdungen
- Bewertung der Risiken
- geplante und umgesetzte Maßnahmen
- verantwortliche Personen und Termine
Tipp: Digitale Lösungen wie unsere Plattform vereinfachen die Dokumentation erheblich – und vermeiden lästige Zettelwirtschaft.
Überprüfung und Aktualisierung
Der letzte Schritt ist zugleich der wichtigste für die Nachhaltigkeit: Die Gefährdungsbeurteilung ist kein statisches Dokument, sondern ein lebendiger Prozess. Bei jeder betrieblichen Veränderung – ob neuer Drucker, neue Software oder neues Teammitglied – musst du prüfen, ob sich neue Gefährdungen ergeben haben. Spätestens alle zwei Jahre sollte eine Überprüfung erfolgen.
Wer ist verantwortlich für die Gefährdungsbeurteilung?
Viele Unternehmer:innen glauben, dass die Gefährdungsbeurteilung vor allem Sache der Fachkraft für Arbeitssicherheit ist. Oder des Betriebsarztes. Oder der Personalabteilung. Doch das Gesetz macht es eindeutig: Die Verantwortung liegt bei dir – der Geschäftsführung.
Als Arbeitgeber:in trägst du die rechtliche Hauptverantwortung dafür, dass eine Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG durchgeführt, dokumentiert und regelmäßig aktualisiert wird. Du kannst Aufgaben delegieren – aber nicht die Verantwortung. Auch wenn du externe Fachkräfte einbindest, bleibt die Entscheidung, was konkret umgesetzt wird, immer bei dir.
Du kannst – und solltest bei Fragen – Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte einbinden. Denn genau das ist ihre Aufgabe: Dich anlassbezogen zu beraten, wenn du einmal nicht weiterweißt. Sie geben Empfehlungen – aber ob und wie du diese in deinem Unternehmen umsetzt, entscheidest du allein. Die Rolle dieser Betriebsbeauftragten ist immer beratend, nicht anweisend.
In der Praxis sind Führungskräfte, dein HR-Team oder Sicherheitsbeauftragte wichtige Partner bei der Umsetzung. Und: Wir unterstützen dich anlassbezogen – genau dann, wenn es nötig ist. Neue Tätigkeiten, neue Mitarbeitende, neue Arbeitsmittel? Unsere flexible Betreuung greift genau dort, wo du sie brauchst.
Unsere Plattform bildet den gesamten Prozess digital, rechtskonform und revisionssicher ab. Du behältst die Übersicht, kannst Maßnahmen delegieren, dokumentieren und nachverfolgen – ganz ohne Zettelwirtschaft. So erfüllst du deine Pflichten zuverlässig und stärkst gleichzeitig das Sicherheitsbewusstsein in deinem Unternehmen.
Welche Gefährdungsbeurteilungen gibt es?
Nicht jede Gefährdungsbeurteilung ist gleich. Je nach Arbeitsplatztyp, Branche und Tätigkeit gelten unterschiedliche Anforderungen. Für dich als Geschäftsführung ist es wichtig zu wissen, welche Art von Gefährdungsbeurteilung relevant ist – damit du rechtssicher und effizient handeln kannst.
Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsbereiche oder Tätigkeiten
Die klassische und am häufigsten angewandte Variante. Hier beurteilst du typische Tätigkeiten wie Bildschirmarbeit, Empfang, Lagerlogistik oder Kundenservice. Diese Form ist besonders alltagstauglich und ermöglicht klare Zuordnungen von Risiken und Maßnahmen.
Gefährdungsbeurteilung für Arbeitsmittel
Ob Laserdrucker, verstellbarer Schreibtisch oder neue Telefonanlage – alle Arbeitsmittel müssen geprüft werden: auf Funktion, Sicherheit und mögliche Gefährdungen. Auch scheinbar harmlose Geräte im Büroalltag können Risiken bergen, z. B. durch elektrische Defekte oder ungünstige Ergonomie.
Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe
Wenn in deinem Betrieb chemische oder biologische Stoffe eingesetzt werden – z. B. Toner, Reinigungsmittel oder Desinfektionslösungen –, musst du diese gesondert bewerten. Dazu gehören Lagerung, Dosierung, Schutzmaßnahmen und Schulungen der Mitarbeitenden.
Gefährdungsbeurteilung bei besonderen Personengruppen
Schwangere, Jugendliche, Menschen mit Einschränkungen – für sie gelten teils strengere Anforderungen. Du musst hier besondere Schutzmaßnahmen berücksichtigen, z. B. ergonomische Anpassungen, Pausenregelungen oder eine individuelle Gefährdungseinschätzung.
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen
Obwohl gesetzlich vorgeschrieben, verzichten rund 70 % der Unternehmen in Deutschland auf die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen. Das ist ein enormes Risiko – nicht nur für die Gesundheit deiner Mitarbeitenden, sondern auch rechtlich: Hier drohen empfindliche Bußgelder. Psychische Belastungen entstehen oft schleichend – durch Zeitdruck, Konflikte, fehlende Rückzugsorte oder eine unklare Rollenverteilung. Unsere Plattform unterstützt dich gezielt dabei, auch diesen sensiblen Bereich systematisch, datenschutzkonform und praxisnah zu erfassen. Einfach, rechtssicher und umsetzbar.
Gefährdungsbeurteilung für Homeoffice (Telearbeit)
Viele glauben: Homeoffice ist mobiles Arbeiten. Doch rein rechtlich ist das ein Irrglaube. Was im Sprachgebrauch „Homeoffice“ heißt, wird im Arbeitsschutzgesetz als Telearbeit bezeichnet – und für diese gelten klare Vorgaben: Wenn Mitarbeitende regelmäßig von zuhause arbeiten, musst du den heimischen Arbeitsplatz in die Gefährdungsbeurteilung einbeziehen. Das heißt: Auch Schreibtisch, Monitor, Lichtverhältnisse und Arbeitsmittel im Homeoffice unterliegen deiner Fürsorgepflicht. Unsere Plattform hilft dir, diese besondere Form der Gefährdungsbeurteilung pragmatisch umzusetzen – ohne dass du bei jedem Mitarbeitenden vor Ort sein musst.
Fazit: Es gibt nicht die eine Gefährdungsbeurteilung – sondern viele Varianten, abhängig von der Arbeitsrealität deiner Mitarbeitenden. Mit unserer Plattform erkennst du auf einen Blick, welche du brauchst – und kannst sie rechtssicher umsetzen.
Wie kannst du die Gefährdungsbeurteilung in deinem Unternehmen umsetzen?
Papierchaos, Excel-Tabellen, unübersichtliche Ordnerstrukturen – so sieht der Alltag in vielen Betrieben aus, wenn es um Gefährdungsbeurteilungen geht. Dabei geht es auch anders: Mit einem klaren Prozess, digitaler Unterstützung und gezielter Beratung kannst du die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG einfach, effizient und rechtssicher in deinem Unternehmen umsetzen.
Starte mit einer klaren Struktur
Der erste Schritt ist, dein Unternehmen in sinnvolle Bereiche zu gliedern: Wo arbeiten deine Teams? Welche Tätigkeiten sind besonders relevant? Beginne mit typischen Büroarbeitsplätzen, dem Empfang oder dem Lager – je nachdem, was in deinem Betrieb vorkommt.
Unsere Plattform bildet diese Struktur in sogenannten Orga-Einheiten ab. Damit kannst du Arbeitsbereiche sauber trennen, Verantwortlichkeiten zuweisen und Gefährdungen gezielt beurteilen – ganz ohne Schulungsaufwand oder komplizierte Fachsprache. So behältst du von Anfang an den Überblick und kannst die Gefährdungsbeurteilung Schritt für Schritt aufbauen.
Nutze digitale Unterstützung statt Papierlisten
Unsere Plattform führt dich Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess. Von der Ermittlung der Gefährdungen über die Risikobewertung bis hin zu Maßnahmenvorschlägen – alles läuft automatisiert, rechtskonform und KI-gestützt. Du kannst Maßnahmen direkt zuweisen, Fristen setzen und die Umsetzung dokumentieren. Und das Beste: Du hast alles an einem Ort – jederzeit einsehbar, auch bei Prüfungen.
Hole dir punktuell Expertenhilfe
Du musst keine Vollzeit-Fachkraft beschäftigen, um deine Pflichten zu erfüllen. Mit unserer anlassbezogenen Betreuung bekommst du genau dann Unterstützung, wenn du sie brauchst: bei Veränderungen im Betrieb, Unsicherheiten bei der Bewertung oder Rückfragen der Behörde. So bleibst du flexibel und sparst Kosten – ohne Qualität zu verlieren.
Integriere die Beurteilung in den Arbeitsalltag
Eine gute Gefährdungsbeurteilung lebt vom Mitmachen. Weise Aufgaben klar zu, binde Führungskräfte ein und halte deine Mitarbeitenden durch regelmäßige Unterweisungen informiert. Unsere Plattform erstellt automatisch Aufgaben, versendet Erinnerungen und sorgt dafür, dass keine Maßnahme verloren geht.
Bleib dran – einfach und revisionssicher
Die beste Gefährdungsbeurteilung nützt wenig, wenn sie veraltet ist. Deshalb erinnert dich unsere Lösung automatisch an Fristen, neue Anforderungen oder offene Punkte. Damit bleibst du auf dem neuesten Stand – ohne manuelle Listen oder Kalender.
Fazit: Deine Verantwortung. Deine Chance.
Die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG ist mehr als ein gesetzlicher Pflichtpunkt – sie ist dein Werkzeug für Sicherheit, Vertrauen und Struktur im Unternehmen. Sie schützt nicht nur deine Mitarbeitenden, sondern auch dich selbst: vor Bußgeldern, Ausfällen und unnötigem Risiko.
Gerade in Bürobetrieben wird sie oft unterschätzt – dabei sind psychische Belastungen, ergonomische Mängel oder organisatorische Lücken keine Randthemen, sondern reale Herausforderungen. Mit einem klaren Prozess, smarter Unterstützung und der richtigen digitalen Lösung kannst du diese Aufgabe nicht nur erfüllen – sondern aktiv gestalten.